La AEPD y las copias del DNI en alojamientos turísticos: lo que necesitas saber este verano
El año pasado por estas fechas, os traía un post (muy útil) sobre la pesca recreativa y los requisitos a tener en cuenta si queríamos practicarla en nuestro lugar de vacaciones durante el periodo estival. Este año y como ya empieza a ser costumbre, os dejamos una pequeña información práctica para el día a día. Esta vez, sobre una cuestión muy concreta: La solicitud de copias del DNI en alojamientos turísticos (establecimientos hoteleros, casas rurales, apartamentos turísticos, etc.)
Han surgido muchas dudas sobre las implicaciones del Real Decreto 933/2021, que regula la obligación de recoger determinados datos de los huéspedes en alojamientos turísticos y alquiler de vehículos por ello, el pasado 17 de junio la AEPD ha publicado una nota aclarando qué prácticas son válidas y cuáles pueden resultar excesivas o incluso contrarias al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
¿Se puede pedir una copia del DNI o pasaporte al registrarse?
No. La AEPD es tajante. No se debe solicitar una copia del DNI. Esta práctica incumple el principio de minimización de datos del artículo 5.1.c) del RGPD, ya que se estaría recabando más información de la necesaria para cumplir con el Real Decreto.
Recordemos que el DNI o pasaporte incluye datos personales que no están contemplados en la norma, como la fotografía, la fecha de caducidad, el número CAN o incluso los nombres de los progenitores. Además, entregar una copia del documento aumenta innecesariamente el riesgo de suplantación de identidad.
Por si fuera poco, el propio documento de identidad no contiene toda la información exigida por el Real Decreto 933/2021, lo que lo convierte en un recurso insuficiente para cumplir la normativa de forma adecuada.
¿Y entonces, cómo deben recogerse los datos?
La AEPD indica que sería suficiente con que los alojamientos faciliten un formulario, ya sea en papel o en formato digital, para que los huéspedes lo cumplimenten incluyendo únicamente los datos indicados en los apartados A.3, A.4, B.3 y B.4 del Anexo I del Real Decreto:
a) Nombre completo
b) Sexo.
c) Tipo de Documento (DNI, pasaporte, TIE)
d) Número de DNI, Número de soporte del documento (este dato será requerido únicamente cuando la actividad de hospedaje sea realizada por un profesional).
e) Nacionalidad.
f) Fecha de nacimiento.
g) Dirección completa de residencia habitual
h) Teléfono móvil y en su caso, fijo.
i) Correo electrónico.
j) Número de viajeros.
k) Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad).
El formulario debe recoger exclusivamente los datos anteriormente relacionados, y no otros adicionales.
¿Cómo se verifica la identidad?
En los casos de registro presencial, bastaría con una comprobación visual del documento de identidad, contrastando que los datos facilitados coincidan con los del documento mostrado.
En los registros realizados de forma online, se puede verificar la autenticidad mediante diversos mecanismos:
• Uso de certificados digitales.
• Comprobación de datos con los del medio de pago utilizado.
• Envío de códigos de seguridad a teléfonos o correos electrónicos, que son datos que ya deben recogerse conforme al Real Decreto.
La AEPD deja abierta la posibilidad de utilizar otros métodos de verificación, siempre que sean compatibles con la normativa de protección de datos. Eso sí, será responsabilidad del alojamiento evaluar dicha compatibilidad conforme al RGPD.
En resumen: este verano, si vais a disfrutar de unos días en un hotel, casa rural o apartamento turístico, recordad que no estáis obligados a enviar fotocopias ni fotos del DNI.
Si estáis al frente de un alojamiento, no se debéis solicitar copias del documento de identidad. Basta con recoger, a través de un formulario, los datos estrictamente necesarios. Y para verificar la identidad, hay formas mucho más proporcionadas (y legales) que quedarse con una copia del DNI.
Y si este verano ni te vas de vacaciones ni gestionas alojamientos turísticos… no te preocupes, el saber no ocupa lugar, y quién sabe, igual te sirve para lucirte en una conversación con tu cuñado o quedar como un experto entre amigos.