Facturación electrónica: nuevo sistema de verificación VERIFACTU
La modernización y digitalización empresarial ha supuesto la implementación de una serie de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal cuyo objetivo principal es evitar las prácticas de elusión fiscal.
La actual Ley Antifraude recoge una serie de novedades entre las que se encuentran la digitalización de las facturas utilizando formatos electrónicos y la implementación de un sistema de validación de las mismas.
Con la finalidad de que las empresas puedan adaptarse a este nuevo sistema de asistencia y control tributario, se aprobó el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RD 1007/2023), el cual se prevé que entre en funcionamiento durante tercer trimestre del año 2025.
El citado RD 1007/2023 tiene como objetivo regular los requisitos que deben cumplir los ERP o Software para garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Existen dos posibles modalidades:
• Modalidad Verifactu: sistema impulsado por la Agencia Tributaria cuya finalidad es validar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas. Supone la transmisión de los registros de facturación a la AEAT de forma inmediata a su producción.
• Modalidad NO Verifactu: obliga al sistema informático emisor de las facturas a conservar los registros cumpliendo la normativa y los requisitos de inalterabilidad e integridad indicados.
Los obligados tributarios podrán decidir voluntariamente qué modalidad utilizar. Si deciden no optar por la modalidad Verifactu, la empresa que le gestione el sistema informático estará obligada a emitir una “declaración responsable” en la que certifique que dicho sistema cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) LGT, con el RD 1007/2023 y con la Orden Ministerial (actualmente en desarrollo).
Los contribuyentes afectados por este nuevo proceso de automatización serán todos empresarios, profesionales, PYMES y autónomos, excepto los contribuyentes que estén en el SII, los que tributen régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA, aquellos por las cuales la obligación de expedir factura se entienda cumplida mediante la expedición del recibo, los que apliquen recargo de equivalencia, los acogidos al régimen simplificado o que no deban expedir facturas o aquellos que operen mediante establecimiento permanente que se encuentre en el extranjero.
Como decimos, este proceso de adaptación se activará en el último trimestre de 2024, cuando conozcamos los requisitos técnicos de trazabilidad e inalterabilidad de las facturas, y entrará en vigor en el último cuatrimestre de 2025.
Junto con este nuevo sistema de automatización del proceso de envío de facturas a la Administración tributaria, nos encontramos con otra novedad: la factura electrónica obligatoria. Este es otro aspecto legal distinto de los requisitos que deben cumplir las facturas actuales, incluyendo la novedad próxima del sistema informático de facturación y que entrará en vigor, previsiblemente, en 2027
Esta entrará en vigor una vez se apruebe el Real Decreto de Facturación Electrónica:
• Empresas > 8.000.000 euros; gozarán del plazo de un año desde la aprobación del Reglamento de Facturación Electrónica para adaptarse a este nuevo sistema de facturación.
• Empresas <8.000.000 euros; gozarán del plazo de dos años desde la aprobación del Reglamento de Facturación Electrónica para adaptarse a este nuevo sistema de facturación.
La factura electrónica juega el mismo papel que la factura tradicional, con la salvedad de que se emitirá y recibirá en formato electrónico, lo que permitirá:
• Certificar las transacciones comerciales;
• Aportar información sobre los plazos de pago;
• Mejorar la trazabilidad del ciclo de facturación en las operaciones Business to Business (B2B), aportando información sobre los plazos de expedición, entrega, aceptación y pago de una misma factura.
En definitiva, nos encontramos ante un periodo de cambio al que todos los empresarios y profesionales tendrán que adaptarse a los requisitos que garanticen la inmodificabilidad de las facturas y, posteriormente, a la factura electrónica obligatoria con otros empresarios.