La nueva y esperada obligación de contabilización y facturación
El BOE de 6 de diciembre de 2023 publicó el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre por el que se establecen los requisitos de los programas de facturación y de contabilidad.
Como se recordará, una de las novedades de la ley 11/2021, de 9 de julio de prevención del fraude fiscal era la de prever, por un lado, una nueva obligación de llevanza de contabilidad y de facturación y, por otro, establecer una infracción para -precisamente- quien incumpla los requisitos reglamentarios de facturación y contabilidad. Pues bien, tras más de dos años de retraso, y una cierta tensa espera, el Reglamento ya está publicado en el Boletín Oficial y en vigor desde el día siguiente.
No obstante, se establece una doble vacatio del mismo. En primer lugar, el 1 de julio de 2025 es el momento en el que los principales sujetos obligados (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades -salvo las entidades exentas-, contribuyentes que obtengan rentas de actividades económicas sujetas al IRPF, establecimientos permanentes que tributen por IRNR o entidades en régimen de atribución de rentas que realicen actividades económicas) “deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su normativa de desarrollo”.
En segundo lugar, los comercializadores de productos informáticos deberán ofrecer sus productos adaptados en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial a que se refiere la disposición final tercera del real decreto y que desarrolla, a su vez este Reglamento, y que obviamente aún no está publicada.
No obstante, en relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025.
En definitiva, los próximos meses serán de necesaria adaptación al nuevo sistema de contabilización y facturación que establece este Real Decreto, debiendo entenderse que las sanciones por la comisión de la infracción prevista en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria no podrán imponerse hasta pasada esa fecha, al no poder entenderse cometida una infracción mientras las obligaciones se encuentren en vacatio legis.
Este nuevo sistema de llevanza de contabilidad y de facturas queda excluido para aquellos que ya se encuentran sometidos al Sistema Inmediato de Información (SII) en el IVA o para quienes apliquen el Régimen Especial de la Agricultura Ganadería y Pesca. Adicionalmente, se habilita una vía para que, previa solicitud, determinados sectores empresariales o profesionales gocen de una dispensa de aplicar el nuevo régimen.
Pues bien, una vez analizado el cuándo y el quién, debemos detenernos en el objeto de la regulación. Se considera sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:
“a) Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método. b) onservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación. c) Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta”.
Ello hace que se puedan entender incluidas tanto, por ejemplo, máquinas registradoras o programas específicos de contabilidad y facturación. Es más, desde la entrada en aplicación efectiva de las obligaciones de este Real Decreto, los empresarios y profesionales sólo tienen una alternativa: aplicar un programa informático que cumpla con los requisitos legales y reglamentario o utilizar el sistema de facturación que desarrolle la Agencia Tributaria.
El objetivo perseguido con esta normativa es reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales, así como conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la Administración tributaria.
Dicho de otro modo, se trata de asegurar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados, dificultando la falsificación de los registros de facturación mediante el uso de elementos de seguridad y control en los registros informáticos y en las facturas.
Entre dichos elementos se pueden citar, el encadenamiento de datos de facturas, las huellas digitales del contenido de las mismas, el empleo de códigos QR que facilitan la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital para asegurar el no repudio de los registros. De este modo, el receptor de la factura, ya sea empresario o consumidor final, podrá proporcionar de forma voluntaria determinada información de la misma a la Agencia Estatal de Administración Tributaria facilitando los datos contenidos en el código «QR» de la factura, lo que puede realizarse con un dispositivo con capacidad para la lectura del código y de transmisión y recepción de datos.
Para conseguir la trazabilidad y evitar la falsificación de registros, se establece que el sistema informático deberá contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.
Además, en los sistemas informáticos deberá encontrarse debidamente disociado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la consulta y al resto de funcionalidades exigidas sobre la información de los registros de facturación y de eventos.
Otra de las novedades es la creación de un registro de facturación por el sistema informático de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura, así como un registro de anulación para los casos en los que se anule la correspondiente factura. Ambos registros tendrán una huella de tiempo, o hash, que dificulte su manipulación y que facilite la comprobación.
Finalmente, debemos destacar dos aspectos. Por un lado, la previsión de que los sistemas informáticos para el cumplimiento de la obligación de facturación podrán remitir voluntariamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de forma automática y segura por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos. Este mecanismo de remisión, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados tendrán la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU». Por otro, la remisión de información por parte del destinatario de la factura.
Con estas nuevas obligaciones se pasa a dar una mayor importancia a las obligaciones formales, al igual que ya sucede en el ámbito territorial de las Diputaciones Forales con el sistema Vatuz o en países de nuestro entorno como Portugal, Italia y otros.