Requisitos para sistemas y programas de facturación electrónica
Entrada en vigor del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre; y en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
En fecha 29 de octubre de 2024 ha entrado en vigor el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Dicho Reglamento tiene como objeto detallar los aspectos técnicos, funcionales y de contenido que deben adoptar estos sistemas informáticos.
En aras de sistematizar el conjunto de información que recoge tanto la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, como el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, compartimos un cuadro resumen con la información de mayor relevancia.
¿Cuándo entra en vigor el Reglamento?
29 de octubre de 2024
¿A quién aplica?
Productores, comercializadores de software de facturación.
Usuarios de los sistemas y programas informáticos o electrónicos.
¿Cuáles son los plazos para que mi software se adapte a los cambios?
1 de julio de 2025
Plazo máximo para que los obligados tributarios tengan los sistemas informáticos adaptados.
29 de julio de 2024
Sistema VERIFACTU disponible.
¿Qué es VERIFACTU?
Sistema impulsado por la Agencia Tributaria cuya finalidad es validar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas. Supone la transmisión de los registros de facturación a la AEAT de forma inmediata a su producción.
¿Qué requisitos técnicos tienen que cumplir los programas informáticos?
Integridad e inalterabilidad de los registros:
Los registros deben generar una huella o “hash” única, comprobable y firmada electrónicamente, para evitar modificaciones no autorizadas.
Trazabilidad:
Cada registro debe enlazar con el anterior, formando una cadena que permita rastrear cada factura de forma cronológica y garantizar su autenticidad.
Conservación y accesibilidad:
Los registros deben mantenerse en un formato legible y exportable, permitiendo su consulta en todo momento. También es posible su conservación externa siempre que se mantenga la integridad.
Capacidad de remisión de información:
Los programas deben conectarse a la AEAT, gestionando certificados electrónicos y utilizando protocolos seguros para el envío de registros.
Generación de eventos:
Se debe registrar cualquier anomalía en la integridad, inalterabilidad o trazabilidad, además de eventos periódicos para asegurar el correcto funcionamiento del sistema.
Cumplimiento de requisitos de firma electrónica:
La firma debe basarse en estándares europeos y asociarse a un certificado cualificado emitido por un proveedor de confianza.
¿Cuál es el objetivo de estos cambios?
Evitar manipulaciones en los datos de facturación y asegurar su disponibilidad y fiabilidad para la administración tributaria.
Por último, indicar que la citada Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, recoge una serie de datos de vital relevancia que ya habíamos adelantado en anteriores publicaciones.
Formatos:
Los sistemas informáticos deberán generarse en formato XML o Codificación UTF-8, y seguir una estructura, contenido y formato según se describe en el apartado 3 del anexo de la citada Orden.
Declaración de responsable:
Los productores y comercializadores de software deben incluir una declaración responsable legible e individualizada dentro del propio sistema informático y ser accesible por el usuario de forma rápida, fácil e intuitiva.
La citada declaración de responsable debe asegurar que el software cumple con los estándares legales de integridad, inalterabilidad, conservación, accesibilidad, y trazabilidad exigidos. Y debe incluir la información exacta que detallada el artículo 15 de la citada Orden.
Código QR y leyenda en facturas:
Las facturas, tanto si están impresas en soporte papel como si se trata de la imagen de la misma en soporte digital, incluirá los siguientes elementos que, cumpliendo con los requisitos que se determinen, deberán ser legibles y estar impresos con una resolución apropiada:
(a) Un código «QR», que deberá cumplir con las especificaciones del artículo 21.
(b) En caso de facturas expedidas por «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «VERI*FACTU», la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», que deberá tener un tipo de letra y tamaño bien visibles, similares a los del resto de datos de la factura.